Sprzedaż z wysyłką: opiszcie sprzęt, a potem zapiszcie drogę przesyłki.
Przy wysyłce nie oglądacie razem zawartości pudełka. Jedna osoba je zamyka, druga otwiera kilka dni później. Dokumentacja pomaga oddzielić to, co uzgodniliście, od tego, co każde z was może powiedzieć o nadaniu i odbiorze.
Historia Pawła i Oli: obiektyw jedzie do innego miasta
Przykładowa historia: Paweł sprzedaje Oli używany obiektyw. Ustalają cenę i wysyłkę. W Kvitant zapisują model, identyfikator, ślady używania i zawartość zestawu: obiektyw, dwa dekielki oraz osłonę przeciwsłoneczną. Zdjęcia pokazują przedmiot, którego dotyczy opis.
Ola czyta rekord przed akceptacją i zauważa, że nie ma w nim futerału widocznego w ogłoszeniu. Paweł wyjaśnia, że futerał sprzedaje osobno. Uzupełniają opis przed akceptacją. Gdy oboje zaakceptują ustalenia, Paweł przechodzi do dokumentowania pakowania.
Zdjęcia przedmiotu i zdjęcia pakowania pełnią różne role
Fotografia śladu na obudowie opisuje stan sprzedawanej rzeczy. Fotografia wnętrza kartonu pokazuje etap przygotowania przesyłki. W Kvitant te materiały są rozdzielone: zdjęcia pakowania dodane po akceptacji nie zmieniają treści uzgodnionego opisu.
Paweł fotografuje zawartość przed zamknięciem pudełka i sposób ułożenia zabezpieczeń. Dokumentowanie pakowania należy do strony sprzedającej. Ola może później dodać własne zdjęcia dotyczące odbioru, na przykład widocznego uszkodzenia kartonu.
Nadanie i odbiór to dwa osobne oświadczenia
Paweł uzupełnia przewoźnika i numer przesyłki, a po nadaniu składa odpowiednie oświadczenie. Od tego momentu dane opisujące nadaną przesyłkę nie mogą być swobodnie poprawiane. Zapis nadal odnosi się do paczki, o której złożono oświadczenie.
Gdy przesyłka dotrze, Ola zapisuje datę dostarczenia i oświadcza, że ją odebrała. Osobno odnosi się do otrzymania przedmiotu i uzgodnionego wyposażenia. Sam odbiór zamkniętego kartonu nie mówi jeszcze, co znajdowało się w środku.
A jeśli w pudełku czegoś brakuje?
W tej przykładowej historii Ola po otwarciu kartonu nie znajduje osłony. Może odnotować rozbieżność i dołączyć zdjęcie otrzymanej zawartości. Uzgodniona lista wyposażenia pozostaje punktem odniesienia, a relacja Oli jest zapisana jako osobna informacja o realizacji.
Paweł i Ola mają wtedy w jednym miejscu opis zestawu, zdjęcia pakowania oraz zapis zgłoszonej różnicy. Kvitant nie rozstrzyga, dlaczego osłony brakuje, i nie prowadzi reklamacji u przewoźnika. Materiały pomagają odtworzyć, co każda strona wcześniej opisała i później oświadczyła.
Zachowajcie dokumentację poza aplikacją
Wygenerowaną dokumentację warto pobrać i przechować wraz z pozostałymi materiałami transakcji. Zdjęcia pokazują to, co znalazło się w kadrze; nie dowodzą same w sobie nieprzerwanego przebiegu pakowania i transportu. Wartość zapisu polega na uporządkowaniu materiałów oraz przypisaniu oświadczeń do osób, które je złożyły.